Koniec ery awizo. Co zmieni się w komunikacji urzędowej od 1 stycznia?

Od 1 stycznia 2026 roku rozpocznie się nowy etap cyfrowej komunikacji w administracji publicznej. Zakończenie okresu przejściowego dla podmiotów publicznych w e-Doręczeniach oznacza obowiązek stosowania tego systemu jako podstawowego kanału doręczania korespondencji do obywateli i firm. To symboliczny koniec papierowych awizo i początek jednolitego, cyfrowego standardu komunikacji w urzędach.

– Polska jest wśród liderów cyfrowej administracji w Europie. Wprowadzenie e-Doręczeń to nie tylko koniec papierowych awizo, ale też początek jednolitego systemu komunikacji – opartego na nowoczesnych technologiach. To wygodne, szybkie i bezpieczne rozwiązanie, które sprawia, że administracja staje się bliższa ludziom – powiedział wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.

Dotychczas podmioty publiczne mogły odstępować od korzystania z e-Doręczeń w ściśle określonych przypadkach – np. z przyczyn organizacyjnych lub technicznych. Takie rozwiązanie obowiązuje jedynie do końca 2025 roku. Od nowego roku każda instytucja publiczna będzie zobowiązana do doręczania pism przede wszystkim przez e-Doręczenia.

W praktyce korespondencja do obywateli i przedsiębiorców będzie kierowana na adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Rozwiązanie to łączy wygodę, szybkość i bezpieczeństwo, a każda przesyłka posiada moc prawną równą tradycyjnemu listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru.

Wszyscy zyskują na cyfryzacji. Dla administracji publicznej wprowadzenie e-Doręczeń oznacza oszczędności i uproszczenie procesów obsługi korespondencji. Dla obywateli – koniec z papierowym awizo i koniecznością wizyty na poczcie. Dla przedsiębiorców – sprawniejszą obsługę i uporządkowaną dokumentację.

Najważniejsze korzyści z e-Doręczeń:

- bezpieczeństwo treści – ochrona przed nieuprawnionymi zmianami w korespondencji,

- wiarygodność – jednoznaczna identyfikacja nadawcy i adresata,

- bezpieczeństwo prawne – zgodność z krajowymi i europejskimi przepisami,

- przejrzystość procesów – każdą czynność potwierdza kwalifikowany znacznik czasu,

- oszczędność czasu – możliwość wysyłania i odbierania pism bez wizyty na poczcie,

- niższe koszty – przesyłki elektroniczne są tańsze niż tradycyjne listy polecone.

e-Doręczenia to państwowy system elektronicznej korespondencji wprowadzony ustawą o doręczeniach elektronicznych z 2020 roku. Każda przesyłka ma moc prawną równą listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru, a system automatycznie rejestruje datę nadania i odbioru.

Założenie skrzynki e-Doręczeń umożliwia odbiór pism z urzędów w formie elektronicznej – wyłącznie aktywni użytkownicy systemu otrzymają korespondencję cyfrowo.