Najczęstsze błędy w rozliczaniu funduszy unijnych i jak ich unikać

Proces rozliczania dotacji unijnych jest dość skomplikowany, dlatego wymaga dobrej znajomości wielu przepisów oraz obowiązkowego przestrzegania szeregu procedury i wytycznych. Obecnie regulaminy instytucji finansujących są bardzo rygorystyczne, a wszelkie błędy przedsiębiorców mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Uchybienia związane z rozliczaniem funduszy unijnych często wiążą się nie tylko z koniecznością zwrotu środków, ale też utratą cennej wiarygodności. Istnieją na szczęście sposoby na to, aby uniknąć niepotrzebnych problemów.

Niewłaściwa procedura postępowania ofertowego

Wiele błędów związanych z rozliczaniem funduszy unijnych dotyczy procedury postępowania ofertowego, a konkretnie jej ominięcia lub niewłaściwego przeprowadzenia. Problem ten sprawia, że inwestycje nie mogą być dokonywane w sposób transparentny. To z kolei wiążę się z kwestionowaniem wydatków, które mogą być uznane jako niekwalifikowane lub poddane korekcie finansowej. W sytuacjach skrajnych, występuje nawet ryzyko żądania zwrotu środków już wypłaconych oraz nałożenia na beneficjenta sankcji finansowych. Postępowanie zawsze musi się odbywać zgodnie z zasadami, co stanowi nie tylko wymóg formalnych. Odpowiednia organizacja pozwala też na zapewnienie optymalnej ceny i jakości zakupionych usługi czy towarów. Brak stosowania się do obowiązujących reguł grozi szeregiem konsekwencji finansowych, a także utratą zaufania do podmiotu będącego beneficjentem funduszy unijnych.

Brak zgód i nieterminowość

Rozliczanie funduszy unijnych bez odpowiednich zgód, zezwoleń i pozwoleń wymaganych prawnie może utrudnić realizację projektu, bądź też wymusić jego modyfikację. W takiej sytuacji wzrasta ryzyko zwrotu dofinansowania. Wiele pozwoleń jest wymaganych jeszcze na etapie finalizacji projektu, dlatego ich brak praktycznie blokuje możliwość kontynuowania całego procesu. Podobny problem stanowią wszelkie opóźnienia, co dotyczy chociażby nieskładanie wniosków o płatność w terminie. W wielu przypadkach prowadzi to do nałożenia odsetek za zwłokę, a nierzadko nawet cofnięcia dotacji. Terminowość i poprawność całej dokumentacji finansowej jest kluczowa dla utrzymania płynności, a tym samym niezbędna dla zredukowania problemów z instytucjami finansującymi.

Wymogi dotyczące promocji projektu

Obecnie wymagania związane z promocją wsparcia ze środków europejskich są bardzo wysokie, a brak ich spełnienia może się wiązać z nałożeniem korekt finansowych. Aby uniknąć negatywnej oceny przez organy kontrolne, należy zadbać o odpowiednią widoczność i transparentność wykorzystania pozyskanych środków. Wsparcie w realizacji obowiązków promocyjnych oferuje firma InnovaTree, z której ofertą można zapoznać się na stronie: https://innovatree.pl/rozliczanie-dotacji. Zespół ten zajmuje się profesjonalnym doradztwem, a także opracowuje materiały promocyjne zgodne z wytycznymi UE. Działania te mają znaczenie dla przygotowania chociażby wzorów dokumentów, które informują o wsparciu z funduszy europejskich np. w formie treści na stronie internetowej. W ten sposób zyskać można pewność, że koszty związane z promocją projektu zostaną uznane za kwalifikowane.

Niewłaściwe księgowanie dotacji unijnych

Prawidłowe księgowanie dotacji unijnych jest bardzo istotne, ponieważ stanowią one formę bezzwrotnej i nieodpłatnej pomocy finansowej. Po uzyskaniu tego rodzaju wsparcia dla działalności podmiotu gospodarczego, należy przede wszystkim dokładnie określić jej rodzaj. Księgowanie dotacji różni się bowiem w przypadku dofinansowania pokrywającego koszty, stanowiącego dopłatę do cen sprzedaży lub przeznaczonego na wytworzenia i kupna aktywów trwałych. Jej wartość powinna odnosić się do pozostałych przychodów operacyjnych. Rozliczanie dotacji unijnych w księgach najlepiej przeprowadzić przy udziale doświadczonych specjalistów. Należy przy tym pamiętać o innych aspektach. Znaczenie ma chociażby właściwe rozliczanie dotacji celowej, która odnosi się do całego procesu dokumentowania i raportowania środków przyznanych do realizacji konkretnego zadania. Zastosowanie się do obowiązujących procedur zapewnia większą przejrzystość zaradzania środkami, a także niweluje ryzyko zwrotu funduszy w razie rozpoznania nieprawidłowości.