Rejestracja firmy w Polsce, czyli nowe przedsiębiorstwo krok po kroku

Własna działalność gospodarcza to swoboda i niezależność dla jej właściciela. W tym przypadku przedsiębiorca sam decyduje o wykorzystywanych metodach oraz tempie pracy. Jednak podczas prowadzenia firmy niezbędne jest także dopełnienie pewnych obowiązkowych formalności. Warto dowiedzieć się na ich temat nieco więcej.

Konieczność rejestracji firmy

Najważniejszą kwestią w każdym biznesie jest dobry pomysł. Przedsiębiorca powinien określić, czym konkretnie będzie się zajmował na rynku, a także jaka będzie specyfika jego działalności. Dzięki temu możliwe będzie formalne zarejestrowanie działalności gospodarczej. Wiele osób zastanawia się, jak zarejestrować firmę i czy jest to konieczne w każdym przypadku?

W zdecydowanej większości sytuacji rozpoczęcie prowadzenia własnej działalności gospodarczej wymaga rejestracji firmy, która odbywa się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej - CEIDG. Jednak warto zwrócić uwagę na fakt, iż istnieje wyjątek od tej zasady. W przypadku osiągania niewielkich przychodów z działalności gospodarczej rejestracja firmy nie jest wymagana, ponieważ możliwe jest prowadzenie tak zwanej działalności nierejestrowanej. Jest to możliwe, jeśli:

• przychody, które się osiąga, w żadnym miesiącu nie są wyższe niż 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę,

• ma się status osoby fizycznej,

• nie prowadzi się działalności w postaci spółki cywilnej,

• nie prowadziło się działalności gospodarczej w ciągu ostatnich sześćdziesięciu miesięcy.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na fakt, iż nie ma obowiązku rejestracji działalności rolniczej. Dotyczy to prowadzenia rolniczego handlu detalicznego, ale także produkcji wina przez rolników oraz prowadzenia przez nich działalności agroturystycznej.

Prowadzenie księgowości

Obowiązkowym aspektem po zarejestrowaniu swojej działalności gospodarczej na terenie kraju jest wybór sposobu prowadzenia księgowości w firmie, dlatego warto tę kwestię dobrze przemyśleć. Aktualnie na rynku funkcjonuje wiele biur rachunkowych, z którymi można podjąć efektywną współpracę dotyczącą rozliczeń dokonywanych w przedsiębiorstwie. Wyspecjalizowane biura rachunkowe w rzetelny sposób poprowadzą księgowość firmy i wyręczą jej właściciela we wszystkich formalnościach z tym związanych, takich jak na przykład wypełnianie i składanie wniosków, a także kontaktowanie się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym.

Szukasz sprawdzonej opcji na prowadzenie księgowości online? Sprawdź: https://www.ifirma.pl/ksiegowosc-online

Księgowość w przedsiębiorstwie może być prowadzona z wykorzystaniem różnych metod. Dzięki wsparciu biura rachunkowego możliwe jest uzyskanie kompleksowej pomocy w prowadzeniu działalności gospodarczej od strony księgowej, a także korzystanie z bieżącej pomocy księgowej. Współpraca z biurem rachunkowym najczęściej przebiega z jednoczesnym wystawianiem dokumentów w programach do fakturowania, dzięki którym możliwe jest zautomatyzowanie całego procesu wystawiania faktur. Specjalistyczne programy oferują klientom także szereg usług dodatkowych, takich jak na przykład możliwość archiwizacji, darmowy CRM, a także możliwość integracji z różnego rodzaju platformami e-commerce.

Aktualnie coraz częściej wybierane przez klientów jest także prowadzenie księgowości w formie on-line. Dzięki korzystaniu z takiego rozwiązania na co dzień możliwe jest oszczędzenie sporej ilości czasu. Dlatego idealnie sprawdzi się ono wśród przedsiębiorców, którym zależy na mobilności podczas prowadzenia swojej działalności gospodarczej. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż samodzielne prowadzenie firmy również jest możliwe przez przedsiębiorcę, jeśli ma on stosowną wiedzę dotyczącą zagadnień księgowych.

Wniosek do CEIDG

Jak zarejestrować firmę? Założenie własnej działalności gospodarczej wymaga zarejestrowania się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, do czego niezbędne jest złożenie stosownego wniosku o wpis do CEIDG-1. Dzięki dokonaniu niezbędnych formalności przedsiębiorca zostaje wpisany do ewidencji działalności gospodarczej, a także do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). Złożenie wniosku wiąże się również z nadaniem numeru NIP dla firmy.

Baza CEIDG udostępnia informacje dotyczące firm prowadzonych przez osoby fizyczne, które są zarejestrowane na terenie kraju. Dzięki CEIDG możliwe jest również uzyskanie danych z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). CEIDG umożliwia przedsiębiorcom dokonywanie zmian w danych dotyczących firm, a także zgłaszanie decyzji o ich zawieszeniu, wznowieniu działalności, a także ich likwidacji.

Rejestracja firmy i złożenie wniosku do CEIDG jest możliwe na kilka sposobów. Wśród nich można wskazać następujące metody:

• zalogowanie się do CEIDG, wypełnienie wniosku on-line, a także złożenie go do Urzędu Miasta lub Urzędu Gminy,

• wypełnienie wniosku on-line z pominięciem logowania do CEIDG, a następnie złożenie go do Urzędu Miasta lub Urzędu Gminy,

• wypełnienie wniosku w Urzędzie Miasta lub Urzędzie Gminy, gdzie zostanie wprowadzony w wersji elektronicznej,

• zalogowanie się do CEIDG, wypełnienie wniosku on-line, a następnie podpisanie go dzięki wykorzystaniu profilu zaufanego ePUAP.

Najszybciej i najsprawniej można wypełnić elektroniczny formularz, a następnie złożyć go do CEIDG. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż wniosek można dostarczyć do wybranego przez siebie urzędu miasta lub urzędu gminy, niezależnie od miejsca zamieszkania oraz lokalizacji siedziby przedsiębiorstwa.

Rejestracja w Urzędzie Skarbowym

W przypadku, gdy przedsiębiorca będzie podatnikiem VAT, niezbędna jest także rejestracja firmy w Urzędzie Skarbowym. Jest to możliwe dzięki złożeniu wniosku VAT-R. Czynność tę należy wykonać przez uzyskaniem pierwszych przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, czyli przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Wniosek o rejestrację można złożyć na kilka sposobów. Jest to możliwe poprzez:

1. wypełnienie formularza VAT-R w sposób on-line, a następnie złożenie go w Urzędzie Skarbowym,

2. wypełnienie wydrukowanego formularza, a następnie przesłanie go pocztą do Urzędu Skarbowego,

3. złożenie wniosku on-line oraz potwierdzenie go płatnym podpisem kwalifikowanym lub dzięki wykorzystaniu profilu zaufanego ePUAP.

Obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT występuje w przypadku, gdy przedsiębiorca od początku prowadzenia działalności gospodarczej planuje wykonywanie czynności na rzecz innych podatników VAT lub osiąga wysokie przychody. Obowiązek występuje również podczas zajmowania się importem towarów.

Nadanie numerów identyfikacyjnych

Rejestracja firmy wiąże się również z nadaniem jej numerów identyfikacyjnych, takich jak numer NIP oraz REGON. Numer REGON nadawany jest przez Główny Urząd Statystyczny w ciągu siedmiu dni od złożenia wniosku do CEIDG. Natomiast numer NIP nadawany jest przez Urząd Skarbowy, najczęściej dzieje się to w ciągu jednego dnia od złożenia wniosku do CEIDG.

Rejestracja firmy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych traktowany zarówno jako osoba ubezpieczona, jak i płatnik składek za osoby ubezpieczone. Zgłoszenie jako płatnik składek realizowane jest na podstawie wniosku złożonego do CEIDG podczas rejestracji firmy. Natomiast zgłoszenie się jako osoby ubezpieczonej często wymagane jest indywidualnie.

Zgłoszenie jako płatnik składek jest obligatoryjne, natomiast jako osoba ubezpieczona jest dobrowolne. W przypadku dobrowolnego ubezpieczenia niezbędne jest złożenie deklaracji ZUS ZUA (do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego) lub ZUS ZZA (do ubezpieczenia zdrowotnego). Deklaracje mogą zostać złożone przez przedsiębiorcę wraz z wnioskiem do CEIDG. Jeśli dokumenty nie zostaną złożone wraz z wnioskiem, przedsiębiorca ma siedem dni na zgłoszenie się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Niezbędne jest wybranie odpowiednich składek: ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego lub samego ubezpieczenia zdrowotnego.

W przypadku, gdy prowadzona działalność gospodarcza, jest jedynym źródłem przychodów, niezbędne jest wypełnienie druku ZUS ZUA. Jednak jeśli przedsiębiorca ma również inny tytuł do ubezpieczenia, wymagane jest wypełnienie jedynie druku ZUS ZZA.

Przedsiębiorcy zakładającemu działalność gospodarczą pierwszy raz przysługują ulgi w opłacaniu składek ZUS. Ulgi może uzyskać również osoba, która prowadziła firmę wcześniej niż w ciągu ostatnich pięciu lat i nie była w tym czasie wspólnikiem w żadnej spółce. Tak zwana ulga na start przysługuje przedsiębiorcy w pierwszych sześciu miesiącach prowadzenia firmy. Następnie możliwe jest zarejestrowanie się do składek preferencyjnych, pełnych, a także zdrowotnych, w zależności od sytuacji.

Założenie konta bankowego

W przypadku rejestracji firmy niezbędne jest także założenie konta bankowego dla działalności gospodarczej. Dzięki niemu możliwe jest ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, a także dokonywanie rozliczeń podatkowych i składkowych. Do założenia konta bankowego niezbędne będzie okazanie wpisu do CEIDG, a także przedstawienie dowodu osobistego.

Założenie konta bankowego dla firmy jest możliwe dzięki złożeniu stosownego wniosku w wybranym przez siebie banku. Wypełnienie wniosku wymaga podania podstawowych danych dotyczących prowadzonej działalności, takich jak jej nazwa, adres oraz numery identyfikacyjne. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania konta bankowego dla firmy. Jednak wszelkie transakcje powyżej 15 000 złotych powinny być realizowane na rachunki bankowe znajdujące się na tak zwanej białej liście.

Rachunek bankowy przedsiębiorstwa należy zgłosić do Urzędu Skarbowego na stosownym druku CEIDG, dlatego niezbędna jest aktualizacja złożonego wniosku w wybranym urzędzie miasta lub gminy. Od stycznia 2020 roku wszystkie należności podatkowe należy uiszczać na indywidualny mikrorachunek konkretnego podatnika. Dotyczy to wszystkich podatków: VAT, CIT oraz PIT. Własny mikrorachunek można uzyskać między innymi na stronie internetowej podatki.gov.pl.

O czym pamiętać?

Przed rejestracją firmy warto sprawdzić, czy wybrana działalność nie wymaga koncesji, zezwoleń lub licencji. Należy się o nie postarać przed założeniem firmy, jeśli są niezbędne. Wydanie koncesji wymaga przeprowadzenia postępowania administracyjnego, którego skutkiem jest wydanie decyzji administracyjnej. O koncesję występuje się do ministra właściwego ze względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej.

W niektórych przypadkach istnieje również obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Dotyczy to jedynie niektórych podmiotów gospodarczych, a wśród nich można wymienić fryzjerów i kosmetyczki, osoby oferujące usługi gastronomiczne, a także firmy zajmujące się wulkanizacją oraz prowadzące warsztaty samochodowe.

Potrzebujesz wsparcia w rejestracji firmy? Sprawdź: https://www.ifirma.pl/rejestracja-firmy