Skuteczny sposób na archiwizację danych firmowych, czyli outsourcing

Każda firma produkuje, przetwarza i zarządza niezliczoną ilością papierowych dokumentów. Musi być to przeprowadzone w sprawny, zorganizowany, ale przede wszystkim bezpieczny i zgodny z prawem sposób. Warto zatem powierzyć to zadanie firmom zewnętrznym, które posiadają gotowe rozwiązania polegające np. na przetwarzaniu i zarządzaniu korespondencją przez zespół specjalistów, przy użyciu autorskich aplikacji oraz narzędzi dostawcy, bez potrzeby inwestowania we własną infrastrukturę.

Archiwizacja dokumentów firmowych

Archiwizacja, mimo iż bardzo ważna, to raczej nie jest obszarem działalności firmy, który ma pierwszeństwo. Zazwyczaj przedsiębiorstwa po prostu wyznaczają pewną przestrzeń biurową i tam gromadzą papierowe dane w pozornie uporządkowanym systemie. Często w takich prowizorycznych archiwach stosuje się podstawowe wyposażenie, takie jak drabiny, regały magazynowe czy standardowy system przeciwpożarowy. Takie nonszalanckie podejście wiąże się z zaniedbaniem istotnych kwestii, które mogą mieć negatywny wpływ na naszą firmową dokumentację, np. optymalny poziom wilgotności lub wentylację pomieszczenia. Dokumenty przechowywane w takich warunkach mogą zostać samoistnie zniszczone.

Outsourcing – pomoc w archiwizacji i zarządzaniu dokumentacją

Outsourcing polega na przekazaniu przez firmę części zadań, procesów, projektów itp. do realizacji innej, wyspecjalizowanej w tej dziedzinie firmie. Dlatego w dziedzinie archiwizacji dokumentów i zarządzania ich obiegiem wiele firm decyduje się właśnie na skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej, która posiada wiedzę, narzędzia i umiejętności w tej dziedzinie. Zapobiega to dodatkowym kosztom związanym z zakupem profesjonalnego sprzętu, wydzielenia odpowiedniej przestrzeni, kursów dla pracowników, a co za tym idzie ich dodatkowym obciążeniem. Decydując się na współpracę z wyspecjalizowaną firmą świadczącą usługi archiwizacji i digitalizacji dokumentów, jak np. Pika firma zdejmuje z swoich pleców całe brzemię związane z dokumentacją firmową, ponieważ od tej pory to outsourcer trzyma nad wszystkim pieczę, zapewniając maksymalne bezpieczeństwo zarówno dokumentom w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Współpraca z firmą zewnętrzną pozwoli firmie skupić się wyłącznie na rozwijaniu biznesu i osiąganiu postawionych sobie celów.

Podsumowanie

Na sukces każdego biznesu składa się wiele czynników, lecz jednym z ważniejszych, a mało widocznym gołym okiem jest efektywne zarządzanie i umiejętne rozdzielenie obowiązków między pracownikami i partnerami biznesowymi. Podjęcie współpracy z firmą zewnętrzną w zakresie archiwizacji i digitalizacji dokumentacji to decyzja odpowiedzialna i przyszłościowa.

Szukasz profesjonalnej firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów? Sprawdź ofertę Pika.pl.