Jak skutecznie zarządzać projektami w swojej firmie?

Wielu przedsiębiorców, wdrażając w życie nowy projekt, często zastanawia się, jak to zrobić dobrze? Jakie działania należy pojąć, żeby osiągnąć zamierzone cele? Menedżerowie wciąż dążą do minimalizacji ryzyka związanego z wprowadzaniem nowatorskich rozwiązań. Taka osoba musi dbać o dobrą atmosferę w zespole, który będzie dążyć do spełnienia wymagań klientów. Jest on swego rodzaju łącznikiem między wszystkimi stronami przedsięwzięcia. W jaki sposób będzie to robić? Jakie wytyczne powinien spełnić?

Określenie celu

Na liderze spoczywa określenie celu projektu i przekazanie go podwładnym. Ale na tym nie koniec. Powinien on dokładnie wyjaśnić założenia i odpowiedzieć na wszystkie wątpliwości. Oczywiście, najpierw klient informuje menedżera o wytycznych, które są warunkiem koniecznym wypełnienia zadania.

Zrozumienie celu i wspólne dążenie do niego jest podstawą owocnej współpracy. Pracownik powinien znać nie tylko ogólny zarys, ale także poszczególne zadanie, które wejdą w skład jego obowiązków. Pobieżne wytłumaczenie problemu lub przesadne skupienie na własnych problemach nie będzie prowadzić do współpracy.

Zapewnienie narzędzi niezbędnych do realizacji celu

Pracownik nie wykona swojej części projektu, jeśli nie otrzyma odpowiedniej pomocy. Z tego powodu bardzo ważne będą rozmowy z podwładnymi i reagowanie na bieżąco na ich potrzeby. Wiadomo, że współpraca nie zawsze będzie się dobrze układać a niektóre projekty będą skonstruowane w ten sposób, że kolejne narzędzia będą pojawiały się w trakcie wykonywania kolejnych zadań. Dlatego warto zebrać jak najwięcej materiałów już przed rozpoczęciem projektu, żeby w razie rozwoju sytuacji ofiarować grupie żądaną pomoc. Menedżer musi wykazywać się wysokimi zdolnościami interpersonalnymi, gdyż wiele osób wymaga specjalnej uwagi i ciężko im prosić o brakujące narzędzia.

Warto w tym momencie wspomnieć o motywacji w zespole. Tylko odpowiednio nastawieni ludzie mogą zrealizować cel. Do tego niezbędne są idealne warunki pracy: od dobrej atmosfery, przez odpowiednie materiały, elastyczne godziny pracy aż po adekwatne zarobki.

Ustalenie terminu realizacji zadania

Jest jedna ważna cecha, którą powinien posiadać termin realizacji celu. Musi on być realny. Ustalenie sztywnego, zbyt krótkiego terminu spowoduje niedokładne wypełnienie zadań. Pracownicy będą pełni obaw, że nie zdążą osiągnąć celu przed deadline'em. Błędy popełnione po drodze mają niekorzystny wpływ na cały projekt. W jaki sposób ustalić plan działania? Na przykład za pomocą wykresu Gantta. Za jego pomocą można ustalić czas zakończenia pojedynczych działań oraz umieszczenie ich na osi czasu.

Nawet przeciągnięcie terminu zwykle wpływa pozytywnie na całość działań. Pracownicy nie odczuwają presji i mogą w pełni poświęcać się swoim obowiązkom. Badania jasno wskazują, że projekty trwające mniej niż rok, w ponad połowie przypadków kończą się fiaskiem. Dzieje się to głównie przez naciski ze strony inwestorów, którzy później chcą pociągnąć grupę do odpowiedzialności za nieudaną pracę.

Więcej informacji znajdziecie na stronie: https://leadership-center.pl/blog/zarzadzanie-projektami/