Biuro rachunkowe - na co zwrócić uwagę?

Już w momencie rejestracji nowej firmy, należy podać informację, kto będzie zajmował się księgowością przedsiębiorstwa. Dlatego jeszcze na etapie tworzenia zarysu prowadzonej działalności, trzeba wybrać biuro rachunkowe. Oczywiście można też zlecić mu prowadzenie spraw już działającego przedsiębiorstwa, gdy dla nas stanie się to za trudne lub po prostu nie chcemy zatrudniać całego działu księgowego, a potrzebujemy specjalisty w tym temacie. Można się jednak zastanawiać, na co należy zwrócić uwagę, wybierając firmę zewnętrzną, która zajmie się sprawami finansowymi naszej firmy. Jak wybrać najlepsze biuro?

Szeroki zakres usług dopasowany do naszych potrzeb

Wybierając biuro rachunkowe, można wziąć różne czynniki pod uwagę. Jednak tym najważniejszym jest zakres usług. Jeżeli oczekujemy, że zewnętrzna jednostka będzie za nas prowadzić całą księgowość oraz rozliczać kadry i podatki, to musimy znaleźć biuro, które takie usługi ma w ofercie. Dlatego dobrze jest przed rozpoczęciem współpracy sprawdzić, które biuro realizuje usługi księgowe i kadrowe. Zawsze warto też omówić zakres współpracy przed zawarciem umowy. Pozwala to nakreślić szczegółowy zakres pracy oraz ustalić nasze realne potrzeby. Dzięki temu można w szybki sposób ustalić, na jakich usługach nam najbardziej zależy i czy biuro może je dla nas wykonać. Nie ma sensu zatrudniać kilku biur. O wiele korzystniejsze jest wybranie jednego, które oferuje usługi, dopasowane do aktualnych potrzeb prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.

Certyfikaty i inne zaświadczenia potwierdzające kwalifikacje

Prowadzenie księgowości, obliczanie i odprowadzanie podatku czy też stosowanie się do przepisów z kodeksu pracy, nie jest łatwe. Oddając firmowe dokumenty w ręce biura rachunkowego, oczekujemy, że zajmie się nimi specjalista bardziej wykwalifikowany niż my. I to prowadzi do kolejnej sprawy, na którą musimy zwrócić uwagę, wybierając partnera. Każde biuro rachunkowe samo dba o to, aby klientów obsługiwała wykwalifikowana kadra. Warto jednak sprawdzić, czy sama firma należy np. do Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych. Daje to nam pewność, że takie biuro ma potwierdzone kwalifikacje do pracy przez wyższą instancję i musi zachować wysoki standard pracy.

Każde biuro rachunkowe, a nawet po prostu każdy księgowy powinien również posiadać ubezpieczenie OC. Dzięki niemu nawet jeśli zdarzy się jakiś błąd w dokumentacji, klient uzyska odszkodowanie za poniesione straty. Choć nikt nie zakłada odgórnie, że taka sytuacja będzie miała miejsce, to posiadanie ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej jest dodatkowym zabezpieczeniem.

Istotne jest też zabezpieczenie dokumentów firmowych. Obecnie choćby na podstawie tzw. Ustawy ochronie danych osobowych, każda firma musi przykładnie dbać o bezpieczeństwo danych osobowych, w tym pojawiających się na dokumentach potrzebnych do rozliczeń finansowych. Poziom zabezpieczeń dokumentacji w biurze, można nawet ocenić samodzielnie podczas spotkania. Jednak, mając wątpliwości, zawsze dobrze jest zapytać, w jaki sposób są chronione dokumenty.