Czy wniosek o urlop można składać również w formie elektronicznej?

Osoby zatrudnione na umowie o pracę mają prawo wybrania się na tzw. urlop wypoczynkowy. Aby skorzystać z takiej możliwości muszą jednak spełnić określone warunki, w tym złożyć stosowny wniosek. Czy mogą zrobić to elektronicznie, a jeśli tak, to o zachowaniu jakich zasad powinny pamiętać?

Każdy pracownik może skorzystać z płatnego urlopu, który pozwoli mu odpocząć od obowiązków zawodowych. Pracodawcy nie interesuje wówczas, jak osoba zatrudniona spędza czas wolny. Kodeks pracy reguluje ramy czasowe takiego wypoczynku (21 lub 26 dni w zależności od stażu pracy), a także sposoby ubiegania się o niego. Warto poznać szczegóły!

Wniosek urlopowy a przepisy

Coraz więcej firm korzysta z elektronicznych narzędzi i usług. Mowa przede wszystkim o sprawach dotyczących prowadzenia wszelkiego rodzaju dokumentacji, gromadzenia wniosków, przesyłania plików między firmą a pracownikami. Ze specjalnych systemów informatycznych korzystają między innymi działy kadrowe i księgowe danych przedsiębiorstw. Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania wiele spraw załatwianych jest szybciej, sprawniej i mniejszym kosztem. Jednym z dokumentów, które często składa się do pracodawcy online jest wniosek urlopowy, który jest określony w odpowiednich przepisach prawnych.

Czy wersja elektroniczna jest zgodna z prawem?

W tej materii pojawiają się pytania o to, czy wniosek urlopowy przesłany przez Internet, jest w pełni legalny i wywiera skutek prawny, a jeśli tak, to o czym trzeba pamiętać, aby tak było? Jak się okazuje, obecnie obowiązujące normy nie określają dokładnej formy wniosku o urlop. Oznacza to, że pracodawca ma pełną swobodę określenia tych zasad w wewnętrznym regulaminie swojej firmy. W większości przypadków przedsiębiorcy dopuszczają możliwość składania wniosków urlopowych online, a także pozostawiają dużą swobodę w kształtowaniu jego treści.

Co powinien zawierać wniosek urlopowy?

Pracodawca powinien ustalić ze swoimi pracownikami procedurę składania tego typu wniosków. W wielu zakładach pracy obowiązują bowiem sztywne harmonogramy urlopów i osoby zatrudnione muszą uwzględniać je przy planowaniu okresu swojego wypoczynku. Ustawodawca nie określił, co konkretnie ma zawierać wniosek. Przyjmuje się, że do niezbędnych elementów należą dane pracodawcy i pracownika, określenie konkretnych ram czasowych urlopu, zdarza się, że należy także podać informację o tym, ile w danym roku wybraliśmy dni wolnych oraz adnotację, jeśli korzystamy z zaległego urlopu. Najczęściej jednak tymi ostatnimi danymi zajmują się kadrowe. Wniosek urlopowy trafia później do akt danego pracownika. Wzór wniosków wraz z omówieniem znajdziemy na inewi.pl.

Jak złożyć wniosek?

Jak już wspomniano, możliwe są dwie formy: papierowa oraz elektroniczna. Zazwyczaj nie dopuszcza się formy ustnej, ponieważ pracodawcy dochodzą do wniosku, że lepiej posiadać pisemne potwierdzenie. Jeśli mowa o wnioskach przesyłanych online, wszystko zależy od wewnętrznych ustaleń w firmie. Czasami pracownicy przesyłają wnioski za pomocą zamkniętego systemu, aplikacji czy innych tego typu narzędzi, zdarza się jednak też tak, że - najczęściej w niewielkich firmach - wniosek wysyłany jest bezpiecznym mailem. Chcesz wiedzieć więcej na temat elektronicznych wniosków urlopowych online? Sprawdź artykuł "Wniosek o urlop wypoczynkowy - teraz złożysz go online".