Czym jest wirtualne biuro i czy jest legalne?

Wirtualne biura zyskują na popularności przede wszystkim ze względu na ich ekonomiczność. Zarejestrowanie firmy pod prestiżowym adresem jest bowiem znacznie bardziej opłacalne niż rzeczywiste wynajmowanie lokalu w centrum miasta. E-biuro ma także wiele innych zalet, które doceniają przede wszystkim freelancerzy oraz start-upowcy. Na czym polega tego typu usługa i czy jest to rozwiązanie w pełni legalne?

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to usługa, w ramach której przedsiębiorca może uzyskać przede wszystkim fizyczny adres do rejestracji działalności gospodarczej, a także w zależności od oferty adres do korespondencji, powiadomienia o poczcie, obsługę poczty przychodzącej oraz możliwość wykonywania innych czynności biurowych, na przykład drukowania czy skanowania. Nierzadko ebiuro łączy się także z możliwością wynajmu kompleksowo wyposażonych sal na godziny. W nich mogą z kolei odbywać się spotkania biznesowe czy nawet szkolenia. Wirtualne biuro jest idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy nie chcą korzystać ze swojego prywatnego adresu w celu zarejestrowania działalności firmy lub gdy zwyczajnie nim nie dysponują, gdyż mieszkają w wynajmowanym lokalu (w takiej sytuacji konieczna jest zgoda właściciela). Poza tym, usługa tego typu jest znacznie tańsza niż wynajem fizycznego biura, jego wyposażenie oraz obsługa. Rozwiązanie to polecane jest w szczególności początkującym przedsiębiorcom, osobom wykonującym pracę zdalną, copywriterom, freelancerom oraz headhunterom.

Informacje dodatkowe: Jeżeli szukasz oferty prestiżowego adresu wirtualnego, sprawdź wirtualne biuro w Warszawie oraz dodatkowe usługi w ofercie

Czy wirtualne biuro jest legalne?

O tym, czy usługa wirtualnego biura jest legalna mówi orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2014 roku (II FSK 3549/13). Według tego dokumentu czynności zarządcze oraz działalność gospodarcza mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, w tym również przy wykorzystaniu biur coworking oraz biur wirtualnych. Adresem firmy może być zatem adres ebiura, z którym przedsiębiorca podpisze odpowiednią umowę. Warto pamiętać przy tym, że w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nowy adres nie będzie adresem wyznaczającym Urząd Skarbowy, do którego odprowadza się podatek VAT i podatek dochodowy. Ten pozostaje zgodny z miejscem zamieszkania osoby fizycznej.

Jak wybrać biuro wirtualne?

Przed podpisaniem umowy z wirtualnym biurem należy dokładnie sprawdzić przyszłego usługodawcę. Dobrze jest upewnić się, czy firma będzie działała przez kilka najbliższych lat, gdyż zmiana adresu wiąże się z dodatkowymi kosztami, między innymi rejestracji w KRS czy ZUS. Działania te zajmują też wiele czasu. Istotna dla zadowolenia z usługi jest także jej jakość, uzależniona przede wszystkim od kompetencji pracowników. Osoby, które mają zajmować się korespondencją przedsiębiorcy muszą wywiązywać się ze swoich obowiązków terminowo, gdyż w przeciwnym razie wynajmującemu mogą grozić konsekwencje finansowe oraz prawne. W celu sprawdzenia e-biura najlepiej zapoznać się z opiniami jego klientów. Pozwoli to na uniknięcie wielu nieprzyjemności i braku satysfakcji z opłaconej usługi.