Elektroniczne archiwa

Chociaż z pozoru instytucje i urzędy państwowe oraz firmy prywatne dzieli przepaść, to w rzeczywistości mają one bardzo wiele wspólnych obowiązków. Jednym z takich obowiązków jest wymiana informacji pomiędzy urzędami, instytucjami oraz firmami. Wymiana ta przebiega coraz częściej w efektywnej i szybkiej formie elektronicznej, dzięki czemu np. informacje o zwolnieniach L4, zapłacie podatku czy udzielenie informacji dla sądu lub policji odbywa się o wiele łatwiej i szybciej niż jeszcze kilkanaście lat temu.

Nowoczesne archiwa

Jest to możliwe nie tylko dzięki usprawnieniu systemu komunikacji, ale przede wszystkim dzięki cyfryzacji papierowych archiwów. W wielu instytucjach i urzędach funkcjonują one w formie cyfrowej: są zeskanowane, opisane w odpowiedni sposób i wgrane na serwer archiwum. Dzięki temu błyskawiczny dostęp do takich danych ma każda uprawniona osoba, a całość zajmuje najwyżej kilka minut, podczas gdy przeszukiwanie papierowych zbiorów mogłoby zająć znacznie więcej czasu.

Obieg dokumentów

Równie ważne jak samo archiwizowanie przeróżnych danych, umów, faktur, zarządzeń, wewnętrznych pism czy statystyk oraz analiz, jest sam ich obieg. Na niewiele zda się archiwum, do którego nie będzie łatwego i mobilnego dostępu i które zamknięte będzie wyłącznie na niewielką grupkę osób. Z tego względu w firmach prywatnych, korporacjach, w urzędach i instytucjach państwowych wprowadzana się specjalne systemy obiegu dokumentów. Bazują one nie tylko na rozwiązaniach technologicznych, czyli najczęściej sieciach internetowych i intranetowych, ale również na opracowanych zasadach obiegu danych, które wskazują między innymi kto, kiedy i na jakich warunkach może mieć dostęp do danego dokumentu.

Dostęp do archiwum

Elektroniczne archiwa wśród swoich zalet mają tę szczególną, że dostęp do nich możliwy jest dla każdego, kto posiada uprawnienia, a nie dla tego, który fizycznie przebywa w tym samym miejscu co zebrana dokumentacja. Oznacza to, że przeglądanie np. faktur, rachunków, podpisanych umów, aneksów, dokumentów firmowych (kadrowych, finansowych) może odbywać się z każdego miejsca na świecie, nie tylko w oddziale firmy. Dzięki temu nawet wymiana informacji, przesyłanie danych o klientach czy transfer tych danych jest o wiele prostsze, bo nie wymaga ingerencji zewnętrznych firm pocztowych albo kurierskich. Dostęp do elektronicznego archiwum nadaje się odgórnie, więc jedynie uprawnione osoby mogą swobodnie przeglądać dostępne tam dokumenty. To samo tyczy się sytuacji wgrywania zeskanowanych plików oraz ich ewentualnej modyfikacji, do czego uprawnienia mają jedynie wskazani pracownicy po odpowiednich szkoleniach.