Outsourcing AML: na czym polega, dlaczego warto i czy to jest bezpieczne?

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy to dla wielu firm nie tylko kwestia przygotowania odpowiednich procedur. W praktyce AML oznacza również bieżącą weryfikację klientów, kontrolę list sankcyjnych i PEP, ocenę ryzyka, monitoring transakcji czy okresową aktualizację zgromadzonych danych. Zakres podstawowych obowiązków instytucji obowiązanych oraz informacje dotyczące polskiego systemu AML/CFT publikuje również Generalny Inspektor Informacji Finansowej na stronie Ministerstwa Finansów.

Nie każda organizacja musi jednak wykonywać wszystkie czynności operacyjne wyłącznie własnymi siłami. Część procesów można powierzyć zewnętrznym specjalistom. Na tym właśnie polega outsourcing AML.

Na czym polega outsourcing AML?

Outsourcing AML oznacza przekazanie zewnętrznemu podmiotowi wybranych czynności związanych z realizacją obowiązków AML/CFT. Może dotyczyć pojedynczego procesu albo szerszego zakresu bieżącej obsługi.

Najczęściej obejmuje takie działania jak:

• KYC i KYB,
• weryfikacja beneficjentów rzeczywistych,
• screening PEP i list sankcyjnych,
• ocena ryzyka klienta,
• monitoring transakcji,
• analiza alertów,
• okresowe przeglądy dokumentacji.

Nie należy przy tym utożsamiać KYC z całym systemem AML. Weryfikacja klienta jest jednym z jego elementów.

Dlaczego firmy korzystają z outsourcingu AML?

Jednym z głównych powodów jest dostęp do specjalistów bez konieczności rozbudowywania własnego działu compliance. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy liczba klientów lub spraw AML szybko rośnie albo przedsiębiorstwo dopiero rozpoczyna działalność wymagającą stosowania odpowiednich procedur.

Outsourcing daje również większą elastyczność. Firma może skorzystać ze wsparcia zewnętrznego zespołu przy zwiększonej liczbie alertów, zaległych przeglądach KYC czy wejściu na nowy rynek, zamiast od razu zatrudniać kolejne osoby na stałe.

Na polskim rynku działają podmioty wyspecjalizowane właśnie w tego rodzaju obsłudze. Przykładem jest firma Dueveris AML, która specjalizuje się w procesach AML/CFT dla przedsiębiorstw działających w Polsce, w tym także podmiotów należących do międzynarodowych grup.

Czy outsourcing oznacza przeniesienie odpowiedzialności?

Nie. To jeden z najważniejszych aspektów tego modelu.

Powierzenie zewnętrznej firmie wykonywania określonych czynności nie oznacza, że instytucja obowiązana przestaje odpowiadać za prawidłową realizację swoich obowiązków AML.

Dlatego outsourcing powinien być traktowany jako sposób organizacji pracy, a nie metoda przeniesienia odpowiedzialności regulacyjnej na inny podmiot.

Firma korzystająca z outsourcingu nadal powinna kontrolować jakość wykonywanych czynności, określić procedury eskalacji oraz wiedzieć, w jaki sposób podejmowane i dokumentowane są decyzje dotyczące klientów.

Czy outsourcing AML jest bezpieczny?

Może być bezpieczny, pod warunkiem właściwego zorganizowania współpracy.

Zewnętrzny dostawca może mieć dostęp do danych klientów, dokumentów, informacji o beneficjentach rzeczywistych czy transakcjach. Z tego względu przy wyborze partnera warto sprawdzić nie tylko cenę usług, ale również doświadczenie zespołu, sposób ochrony informacji, zakres dostępu do systemów, kontrolę jakości i zasady dokumentowania wykonanych analiz.

Istotne jest również jasne ustalenie, które czynności może wykonywać dostawca samodzielnie, a które przypadki powinny zostać przekazane do decyzji wewnętrznego zespołu compliance.

Jak może wyglądać współpraca z zewnętrzną firmą?

Nie zawsze konieczne jest przekazanie całego procesu AML.

Jedna organizacja może potrzebować wyłącznie pomocy przy KYC, inna przy monitoringu transakcji, a kolejna stałego zespołu zajmującego się większą częścią codziennej pracy operacyjnej.

Przykładowo outsourcing AML oferowany przez Dueveris AML może obejmować m.in. KYC/KYB, screening PEP i sankcji, monitoring transakcji, analizę alertów oraz przeglądy okresowe. Zakres współpracy może więc zostać dopasowany do potrzeb konkretnej organizacji.

Na rynku pojawiają się również wyspecjalizowane serwisy skoncentrowane bezpośrednio na takim modelu współpracy, czego przykładem jest AMLOutsourcing.pl. Pokazuje to, że outsourcing procesów AML staje się odrębnym segmentem usług compliance, a nie wyłącznie dodatkiem do klasycznego doradztwa.

Outsourcing AML czy własny zespół?

Nie ma jednego rozwiązania odpowiedniego dla każdej firmy.

Wewnętrzny zespół zapewnia dużą kontrolę i pozwala budować kompetencje wewnątrz organizacji. Outsourcing może natomiast ułatwić szybkie pozyskanie specjalistycznej wiedzy i zwiększenie możliwości operacyjnych bez natychmiastowego zwiększania zatrudnienia.

Możliwe jest również rozwiązanie pośrednie. Firma zachowuje kluczowe decyzje oraz nadzór wewnętrznie, a zewnętrznym specjalistom przekazuje najbardziej pracochłonne albo powtarzalne procesy.

Ostatecznie decyzja powinna zależeć od skali działalności, liczby klientów, profilu ryzyka oraz kompetencji dostępnych wewnątrz organizacji. Dobrze zorganizowany outsourcing AML może znacząco odciążyć przedsiębiorstwo, ale nie powinien oznaczać utraty kontroli nad własnym systemem przeciwdziałania praniu pieniędzy.