W Stalowej Woli, mieście z silnym zapleczem przemysłowym, funkcjonuje wiele mniejszych firm produkcyjnych i usługowych, które z czasem rozrastają się kadrowo. Stopniowo przechodzą od jednoosobowej działalności do zespołu kilku, kilkunastu osób. Ten wzrost, choć jest dobrym sygnałem dla biznesu, niesie ze sobą rosnące ryzyko błędów w rozliczaniu wynagrodzeń, składek i absencji, które przy większej liczbie pracowników stają się coraz trudniejsze do samodzielnego opanowania.
Trudność polega na tym, że moment przekazania kadr i płac specjaliście rzadko jest oczywisty. Pomóc mogą konkretne sygnały ostrzegawcze.
Różne formy zatrudnienia w jednym zespole
Dopóki firma zatrudnia jedną osobę na pełen etat, rozliczenie wynagrodzenia jest stosunkowo proste. W momencie kiedy w firmie zaczynamy równolegle zatrudniać pracowników na umowę o pracę, zlecenie, dzieło oraz podejmujemy kontrakty B2B, ilość obowiązków kadrowych i stopień skomplikowania księgowego drastycznie rośnie. Każda z tych form ma inne zasady oskładkowania, inne terminy rozliczeń i inne konsekwencje podatkowe w przypadku niedopełnienia obowiązków. W małej firmie produkcyjnej czy usługowej, gdzie właściciel jednocześnie zarządza zespołem, pilnuje zamówień i próbuje samodzielnie prowadzić płace, ryzyko pomyłki przy takiej mieszance rośnie z każdym kolejnym typem umowy.
Urlopy i nieprawidłowości w rozliczeniach
Zarządzanie jednym zwolnieniem lekarskim w miesiącu jest proste. Sytuacja komplikuje się, gdy w tym samym okresie kilku pracowników zgłasza absencje z różnych tytułów – od urlopów wypoczynkowych, przez zwolnienia chorobowe, po opiekę nad dzieckiem . Wymaga to sprawnego przeliczenia wynagrodzenia chorobowego, ustalenia momentu przejścia na zasiłek finansowany przez ZUS oraz prawidłowego określenia podstawy składek przy niepełnym miesiącu pracy. To szczególnie wrażliwy temat, ponieważ pomyłki na tym etapie najczęściej ujawniają dopiero kontrole urzędowe lub reklamacje samych zatrudnionych.
Jeśli firma otrzymała już wezwanie do wyjaśnień od ZUS lub urzędu skarbowego w związku z rozliczeniem wynagrodzeń, nawet jeśli sprawa ostatecznie zakończyła się bez konsekwencji, nie należy tego lekceważyć. Oznacza to zwykle, że w procesie rozliczania kadr i płac istnieje luka, która przy kolejnej, większej kontroli może już skutkować realnymi sankcjami finansowymi.
Kiedy obowiązki księgowe zajmują zbyt wiele czasu
W małych, dopiero rozwijających się firmach, obowiązki księgowe często spadają na właściciela firmy: termin przekazania deklaracji do ZUS, termin wypłaty wynagrodzenia, termin zgłoszenia zmiany warunków zatrudnienia. Wraz ze wzrostem firmy, gdy ilość tych zobowiązań rośnie, zaczynają one zajmować coraz więcej czasu. Co za tym idzie, przedsiębiorca poświęca coraz więcej czasu na nie, niż na planowanie rozwoju firmy, sprzedaż lub kontakty z klientami. Gdy pojawia się poczucie, że obowiązki księgowe dominują nad firmowymi to znak, że skala firmy przerosła model, w którym kadry i płace były zadaniem wykonywanym po godzinach.
— Widzę wyraźną prawidłowość: firmy, które oddają kadry i płace specjaliście dopiero po pierwszym poważnym błędzie, zwykle żałują, że nie zrobiły tego wcześniej — mówi Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości z biura rachunkowego iKsięgowa. — Rozliczanie wynagrodzeń wymaga bieżącej znajomości zmieniających się przepisów, limitów składkowych czy zasad zwolnień z podatku dla określonych grup pracowników. To wiedza, którą trzeba stale aktualizować, a to wymaga czasu, którego właściciele firm mają z reguły niewiele.
Co zyskuje firma, przekazując kadry i płace na zewnątrz?
Przekazanie obowiązków kadrowo-płacowych specjaliście najczęściej wiąże się z przejęciem przez niego całego procesu: przygotowania list płac, zgłoszeń i wyrejestrowań w ZUS, rozliczania absencji, wyliczania i terminowego opłacania składek oraz zaliczek na podatek dochodowy. Dla rosnącej firmy w Stalowej Woli, niezależnie od tego, czy jest to zakład produkcyjny, firma usługowa czy podwykonawca lokalnego przemysłu, to konkretna oszczędność czasu właściciela oraz realne ograniczenie ryzyka kosztownych błędów. Przy większej liczbie pracowników, mają one znacznie poważniejsze konsekwencje finansowe niż na początkowym etapie działalności.
Trzeba też pamiętać, że dobrze prowadzona obsługa kadrowo-płacowa to formalność wobec urzędów oraz realny argument w rozmowach z pracownikami. Terminowa, bezbłędna wypłata buduje zaufanie do pracodawcy równie mocno jak sama wysokość wynagrodzenia.
Komentarze
Możliwość komentowania tego artykułu została wyłączona.